Comment choisir et optimiser sa ToIP ?
Afin de choisir une solution pour l’administration de son système de téléphonie sur IP, il est important de se poser quelques questions essentielles. Il faut savoir où vous en êtes et quelles sont vos capacités de manière à étudier avec soins l’hypothèse d’une gestion en interne. Ne surtout pas éluder l’externalisation de la gestion de votre ToIP qui est souvent la meilleure solution. C’est le choix que font de nombreuses organisations qui ont bien pris la mesure des bénéfices à en tirer.
Plan de l'article
Diagnostic et mise à niveau de son système
Mettre en place une solution d’administration de ToIP suppose de posséder les infrastructures nécessaires au bon fonctionnement de cet outil. L’entreprise devra s’équiper de téléphones IP, de câbles RJ45, d’un PABX IP, de bornes Wi-Fi ou DECT et de concentrateurs réseau (hubs).
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Processus d’administration de la ToIP
L’administration de la ToIP doit comprendre une aide aux utilisateurs, une gestion des incidents, des changements, de la disponibilité, de la capacité, des configurations et des versions logicielles.
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Faut-il externaliser la gestion de sa ToIP ?
Une entreprise peut choisir d’assurer elle-même la gestion de la ToIP ou de confier cette tâche à un prestataire externe. La première solution est à privilégier uniquement si la structure possède les compétences adéquates en interne. Attention, ce n’est pas toujours la meilleure solution et les déconvenues sont fréquentes si on a mal estimé les capacités en interne. Externaliser offre davantage de garanties en termes de fiabilité et de prévision des coûts.
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Choisir la solution d’administration la plus adaptée
L’administration d’un projet ToIP peut être prise en charge par le fournisseur de postes de téléphonie IP comme Cisco par exemple (Unified Communications Management). Il peut également être intéressant d’opter pour une technologie d’administration globale proposée par les intégrateurs. Ils sont souvent les mieux placés pour dessiner une offre sur mesure, parfaitement adaptée à vos besoins, et vous accompagner dans l’évolution de la solution retenue, car vos besoins évoluent forcément. La compétence souvent étendue des intégrateurs en font les partenaires désignés des organisations de toutes tailles. Faire appel à un partenaire spécialisé vous apporte cette souplesse inestimable.
Configuration de son système ToIP
La configuration du système est une étape délicate mais néanmoins essentielle dans la recherche d’économie et de productivité. Les responsables informatiques doivent notamment créer des profils utilisateurs et droits correspondants en les classant par groupes (dirigeants, commerciaux, etc.).
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Rôles des systèmes et équipes téléphonie
La chaîne d’exploitation et de maintenance est un facteur clé de la réussite de la ToIP en entreprise mais s’organise différemment selon les structures. Les équipes internes téléphonie et réseaux peuvent être séparées ou regroupées mais doivent pouvoir échanger facilement entre elles. La performance des services doit être validée durant la phase de test du projet. Cette étape s’adresse bien entendu uniquement aux entreprises qui ont choisi de gérer la ToIP en interne.
Veiller à avoir des logiciels à jour
Posséder la dernière version d’un logiciel est l’assurance de ne pas rencontrer de problème d’interopérabilité avec d’autres briques applicatives, de son système d’information ou d’être confronté à un arrêt de la prise en charge du support chez le fournisseur. Une période de support minimale doit à ce titre être négociée en amont à la signature du contrat avec l’éditeur.
Définir une stratégie pour votre ToIP n’est pas chose aisée. N’hésitez pas à vous rapprocher d’experts dans ces domaines, dont l’expérience et la pratique courante sont une bonne garantie pour éviter les pièges.
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