Toutes les entreprises, des PME aux grands groupes ne peuvent désormais plus faire sans la digitalisation. Le déploiement d’un intranet est une des alternatives à privilégier pour un passage doux et sécurisé au numérique. C’est une opération qui peut être onéreuse, mais compte tenu des avantages, c’est un investissement à faire.
Plan de l'article
Intranet : un réseau d’entreprise restreint
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Intranet peut être comme l’internet privé d’une entreprise. Il s’agit d’un réseau interne reliant les différents postes de travail des salariés de l’entreprise uniquement. C’est à l’entreprise de déterminer les appareils pouvant se connecter au réseau et de leur en donner l’accès. Un intranet est largement plus que des pages web d’informations et de documentations.
Selon sa conception et sa structure, un intranet peut donner accès à des documents et des données. Mais il s’agit également d’une plateforme qui peut embarquer plusieurs sortes d’outils et d’applications. A titre d’exemple, un intranet peut disposer d’interfaces de chat et de forum. C’est un endroit où les échanges de documents et d’agendas se font avec grande rapidité.
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Naturellement, l’intranet d’une entreprise dispose de sa propre base de données sécurisée. L’intranet partage des traits très similaires à l’ERP. De la même façon, la création de site intranet doit être réglée au millimètre près pour correspondre aux besoins de chaque entreprise. Sa mise en place et son exploitation n’est pas à mettre dans les mains de n’importe qui.
Une base de données facilement accessible pour les toutes les parties prenantes
La mise en œuvre d’un site intranet améliore grandement le workflow de tous les collaborateurs d’une entreprise. Ces derniers ont facilement accès aux documents et fichiers stockés sur un serveur interne. Mais il existe également la solution du stockage de données sur le cloud qui peut être paramétré pour l’intranet.
Des ressources améliorant le travail d’équipe
Grâce aux différentes fonctionnalités du site, les collaborateurs peuvent facilement coopérer, travailler en même temps sur un même projet. Les ressources sont accessibles à tout moment et depuis n’importe où selon les configurations. Les échanges de données se font très facilement même dans un contexte de télétravail.
Facilité de communication
L’intranet permet aux acteurs de l’entreprise de communiquer très facilement entre eux. Avec une extension extranet, l’entreprise gagne encore plus en efficacité dans la communication avec l’extérieur. Le même réseau peut être étendu pour permettre aux partenaires et aux clients de l’entreprise de communiquer avec elle.
Un moyen de sécuriser les informations de l’entreprise
Bien que des technologies avancées puissent protéger les informations d’un site web connecté sur Internet, on n’est jamais trop prudent. Dans un souci d’apporter le plus de sécurisation aux données de l’entreprise, la mise en place d’un site intranet s’avère être la meilleure alternative. Lors du déploiement d’un site intranet pour entreprise, la sécurité des informations est au cœur de vos soucis.
En optant pour des protocoles et des pare-feux sécurisés, il est possible de veiller à la sécurité des informations de l’entreprise. Néanmoins, il ne faut pas oublier que cette sécurité passe également par toutes les parties prenantes de l’entreprise. Tous les collaborateurs doivent se conformer à une utilisation prudente des ressources.
Une communication interne efficace grâce à l’intranet
Au-delà de la sécurité des informations, un site intranet peut grandement améliorer la communication interne de l’entreprise. Effectivement, grâce à cet outil, les employés peuvent échanger en temps réel sur n’importe quel sujet. Les communications internes sont simplifiées et plus rapides.
L’intranet permet aussi une meilleure circulation de l’information au sein de l’entreprise. Toutes les nouvelles importantes concernant celle-ci peuvent être diffusées instantanément aux employés. Les salariés ont ainsi accès à toutes les informations nécessaires pour mener à bien leur travail quotidien sans avoir besoin d’aller chercher ces dernières auprès des différents services de l’entreprise.
Avec un intranet efficace, il est possible d’établir une communication directe entre les dirigeants et leurs collaborateurs. Cela crée une ambiance propice à la transparence et renforce le sentiment d’appartenance des employés vis-à-vis de leur entreprise. Grâce à cette communication interactive entre tous ses membres, chaque personne devient actrice du développement global de l’entreprise.
Pensez à bien souligner que les sites intranets modernisent considérablement la gestion documentaire au sein des organisations : tout est centralisé dans un lieu unique accessible par tous ceux qui y ont droit (en fonction des droits d’accès).
Une augmentation de la productivité des employés grâce à l’intranet
Un autre avantage non négligeable de l’intranet est qu’il permet d’augmenter la productivité des employés. En effet, grâce à cette plateforme collaborative, les membres de l’équipe peuvent facilement travailler en groupe sur un même projet et partager leurs connaissances. L’intranet représente aussi un lieu privilégié pour stocker et retrouver rapidement les documents nécessaires au travail quotidien.
L’accès aux informations est simplifié, ce qui permet aux salariés de gagner du temps dans leurs recherches quotidiennes. Les processus internes sont optimisés grâce à l’intranet : il n’est plus besoin d’attendre une réponse par mail ou un retour d’appel téléphonique avant de pouvoir continuer son travail.
Le partage des fichiers en temps réel facilite grandement la collaboration entre collègues situés dans différents lieux géographiques. Finies les erreurs dues à une mauvaise communication ! Tout le monde a accès aux mêmes informations, ce qui évite toute divergence improbable lorsqu’il s’agit d’un document commun.
L’intranet améliore sensiblement la productivité globale de votre entreprise en rationalisant divers éléments tels que les échanges internes entre collaborateurs ou encore la gestion documentaire. Cela se traduit systématiquement par une meilleure utilisation du temps disponible pour tous vos collaborateurs et bien sûr par une croissance accrue pour leur organisation respective.
